Anpassningar som är nödvändiga för en del av oss, underlättar för hälften av oss och är bekväma för alla. Det går nästan inte att vara för tydlig på arbetsplatsen. Tydliggörande pedagogik har alla glädje av och leder till en bekvämare arbetsmiljö för alla och är nödvändig för en del av oss. Tydlighet och tillgänglighet ökar trivsel, minskar missförstånd och frustration och onödiga energiläckage.
De 7 frågorna
Inför en arbetsuppgift eller inför en inbjudan till möte är det bra att försäkra sig om att deltagarna eller den som ska genomföra uppgiften får svar på nedanstående 7 frågor. Oavsett vilken situation det gäller, inför ett möte eller en arbetsuppgift, är det viktigt för medarbetarna att få svar på dessa sju frågor:
- Vad ska jag göra?
- Var ska jag vara?
- Med vem ska jag vara?
- Hur länge ska det hålla på?
- Vad ska hända sedan?
- Vad ska jag ha med mig?
- Varför ska jag göra det?
Att bjuda in till möten - I DO ARRT
Du som bjuder in till mötet kanske tycker det är självklart vilka som ska komma och varför mötet hålls. Men även om det är ett återkommande APT eller ett samverkansmöte kan det vara bra att påminna både dig själv och deltagarna om syftet och vad innehållet är.
Använd dig av I DO ARRT för att göra inbjudan så tydlig som möjligt.
I – Intention. Varför hålls mötet? Vad är syftet?
DO – Desired outcome (önskat resultat). Vad ska mötet resultera i? Vad ska gruppen veta eller göra när mötet är slut?
A – Agenda. Vilka aktiviteter eller punkter under mötet ska gruppen gå igenom för att nå målet (DO) och i vilken ordning?
R – Roller. Vilka roller behöver deltagarna ta för att mötet ska bli effektivt? Vad förväntas av deltagarna?
R – Regler. Vilka regler behöver finnas för mötet (delta digitalt och/eller fysiskt, är det ok att ha dator eller mobil med sig, är det ok att delta på halva mötet, om någon inte kan delta - hur får den tillgång till informationen, om mötet är digitalt - är det viktigt att kunna se varandra tydligt, osv)?
T – Tid. Datum och tider (start och sluttid) för mötet och eventuellt tider för paus.
Tillgängliga digitala möten
Före mötet
- Planera för ett kortare möte eller för fler pauser, än om det hade varit fysiskt.
- Planera med god ljussättning och placering av kameror, mötesledare och presentatörer.
- Utse mötesledare och någon som kan ge teknisk support under mötet.
- Utse protokollförare och någon som håller koll på chatten.
- Ta reda på om tolk behövs och boka i god tid. Se till att underlag skickas till tolk före mötet.
- Mötesinbjudan skickas i god tid
- Mötesinbjudan innehåller start och sluttid, att mötet är digitalt och vilket digitalt verktyg som används, instruktioner för att ansluta till mötet, vad deltagarna kan göra om de behöver teknisk support, kontakt vid behov av direkttextning eller teckenspråkstolkning. Inbjudan innehåller också dagordning och innehåll samt syfte med mötet.
Under mötet
- Ta en stund inledningsvis för deltagare att bekanta sig med det digitala verktyget. Förutsätt inte alltid att alla kan hantera verktyget.
- Berätta hur deltagare begär ordet, till exempel genom att skriva i chattfunktionen.
- Uppmuntra alla att stänga av mikrofonen när de inte pratar, för att skapa en bra ljudmiljö.
- Mötesledaren håller i presentation av deltagarna.
- Mötesledaren ansvarar för att dagordningen följs och att deltagare säger sina namn eller skriver i chatten innan de pratar.
- Om bilder används, beskriv vad som syns på bilder, det vill säga syntolka.
- Lägg in en paus efter cirka 40 minuter.
- Efter varje beslut och diskussion sammanfattar mötesledaren som ser till att dagordningen följs.
Efter mötet
- Skicka ut minnesanteckningar
- Utvärdera tillgängligheten genom att fråga deltagarna om struktur, innehåll och tekniskt genomförande och om inbjudan kom i tillräckligt god tid och innehöll relevant information.
Tillgängliga arbetsmiljöer och information
Nedan har du två checklistor för att undersöka om din arbetsmiljö kan göras ännu mer tillgänglig och om informationen ni delar med varandra och utåt är tillgänglig
Tillgängliga arbetsmiljöer
- Mötesrum är utrustade med hörteknik
- Ljudabsorberande material, till exempel textilier, skärmar eller undertaksplattor som dämpar ljud och förkortar efterklang.
- Tydliga regler som gäller vid möten, till exempel vilken ordning man kommer till tals.
- Det finns tillräckligt med ljus där samtal pågår och ljus är inte bländande.
- Kontrastmarkeringar för dörrar, trappor och trösklar.
- Alla medarbetare får tillgänglig information om alla händelser på arbetsplatsen, till exempel besök, evenemang eller större möten.
